道歉信是要向对方陈述无法答应的所请、所托的原因，对不愿做的事，可声明自己的一贯主张，对不能为的请托，更应陈述理由，说明自己为什么不能为的原因，目的是赔礼道歉，消除误解。
一、道歉信的结构
开头：简单交代对何事进行道歉。
正文：解释事情发生的原因，消除误会或矛盾。
结尾：再次表示遗憾和歉意，表明愿意补救的意愿，提出建议或安排。
二、道歉信的语言特点
在说明情况与理由时，要实事求是，语言要简明扼要，态度诚恳。另外用词要委婉，语气要温和得体。
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